Una combinación de tecnología de computadora y comunicación diseñada para coordinar la elaboración de una decisión diseminada a través de áreas funcionales y capas ordenadas donde las decisiones son congruentes con metas de organización y una interpretación en conjunto con la dirección del ambiente competitivo. (R. T.Watson, 1990)
Un DSS que es usado por individuos o grupos en lugares de trabajo en más de una unidad de organización, quienes hacen una variedad de decisiones usando una serie de herramientas comunes (interrelacionados peroautonomos). (Carteret al., 1992)
Una decisión distribuida apoyada por un sistema, no por un director de DSS, pero apoyada por organizaciones de división en la elaboración de una decisión. (SwansonyZmud, 1990)
Aplicar las tecnologías de computadoras y comunicaciones para mejorar el proceso de la elaboración de una decisión organizacional. Visión de apoyo tecnológico para los procesos en grupo en un nivel más alto de organizaciones. (KingyStar, 1990)
Características de un ODSS (George, 1991)
1.- Enfocarse en una tarea, actividad organizacional, una decisión que afecte varias unidades organizacionales o problemas corporativos.
2.- Revasar funciones organizacionales o estratos jerárquicos.
3.- Casi siempre las computadoras basadas en tecnologías están involucradas, y pueden involucrar tecnologías de comunicación.
4.- Puede integrar ODSS con grupo DSS y ejecutar sistemas de información.
5.- Los ODSS son sistemas empresariales de información directamente preocupados por una decisión de apoyo.
Es un software que le ayudará a realizar una rápida y correcta toma de decisiones, ya que pone a su disposición toda la información comercial y de gestión de su empresa.
El programa, le permitirá obtener múltiples beneficios para su empresa:
* Agilizará en gran medida todas sus operaciones. * Mejorará la rentabilidad de su empresa. * Creará nuevas oportunidades de negocio. * Le permitirá responder adecuadamente a cambios de mercado e incluso adelantarse a ellos.
Información fácil de entender y visualizar
Gracias a los diferentes procesos de análisis en linea, los resultados de las consultas de datos, se podrán visualizar de forma sencilla en ficheros EXCEL para generar las estructuras de datos que usted podrá visualizar y modificar en tiempo real.Además, podrá visualizar todos los datos en formato gráfico, lo que le pemirtirá manejar una gran cantidad de información de una forma ágil y sencilla.. Software que permite una rápida toma de decisiones en la empresa.
Podrá elegir sólo la información que necesita.Gracias a las múltiples opciones de filtrado y agrupación de información que incorpora el programa EUROWIN DECISION EMPRESARIAL, usted sólo consultará los datos que realmente necesita y no otros, ahorrando así tiempo de estudio y toma de decisiones.
Software dirigido a varias áreas de la empresa
Este software está diseñado para aquellas áreas de la empresa que necesitan toda la información posible para una rápida toma de decisiones, como por ejemplo:
* Dirección y Gestión * Departamento de Marketing * Departamento de Compras * Departamento de Ventas * Departamento de Contabilidad * Departamento de Atención al Cliente
Muchos métodos y técnicas de DSS no son adecuados para un ambiente de toma de decisiones en grupo. Un sistema de apoyo para la toma de decisiones en grupo (GDSS), consiste de la mayor parte de los elementos en un DSS, más el software DGS necesarios para proporcionar apoyo efectivo en ambientes de toma de decisiones en grupo. Los GDSS poseen en grupo de características que lo diferencian de otros sistemas.
Caracteristicas
1.- Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, lo que implica que no están formados por elementos de sistemas ya existentes.
2.- La meta de un GDSS es apoyar el trabajo de los tomadores de decisiones, por lo que el uso de este sistema mejora el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes.
3.- Un GDSS es fácil de entender y de usar. Debe ser accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Generalmente los usuarios son administradores de cualquier área funcional de la empresa, tales como ventas, producción, recursos humanos, administración y finanzas.
4.- Un GDSS puede ser específico o general. Es específico si se diseña para un tipo o clase de problema, y es general si se diseña para tomar diversas decisiones organizacionales. Por ejemplo, si se utiliza un GDSS para apoyar el proceso de compra de materia prima del producto X, se trata de un sistema específico; por el contrario, si el GDSS apoya el proceso de la compra de cualquier materia prima y el proceso de venta de los productos, se trata de un sistema general.
5.- Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que dicen la mayoría sólo por estar con el grupo o proponer ideas con intención de molestar a algún miembro del grupo.
6.- Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que se cuide el anonimato de la participación.
7.- Un GDSS puede utilizarsepor grupos de personas que están en una misma localidad y desean tomar decisiones acerca de un problema en específico.
Ventajas
- Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que se pueden aportar varias ideas al mismo tiempo, lo cual elimina la situación de que pocas miembros dominen el desarrollo de la junta. En este contexto, el GDSS evita que unas cuantas personas se adueñen del “micrófono” y frenen la creatividad y las aportaciones del resto del grupo.
- Mejora la etapa de preparación de la reunión de trabajo, pues debe existir una mejor planeación de las sesiones de trabajo para adecuarla a la tecnología, para así tratar de conseguir los objetivos fijados para cada una de ellas.
- Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo, debido a que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo.
- Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo.
- Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, tal como distraerse del tema central de la junta y utilizar gran parte de la sesión en tratar temas relevantes.
- Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permite almacenar más información sobre lo que se ha logrado. El término memoria organizacional se utiliza para referirse al resumen de lo que se analizó en la junta y a toda la documentación que se generó en ésta.
- Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de las contribuciones permite una mayor y mejor participación por parte de los miembros del grupo. Por ejemplo, al lograr mayor sinceridad se puede conocer la opinión de todos, y al estar todo el grupo de acuerdo en una decisión en particular, el riesgo de tomar una decisión errónea disminuye.
- Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros del grupo, no solo el jefe, aporten ideas. En la forma de administración tradicional, Jerárquica y centralizada, el jefe es el que aporta las ideas y los demás solo las siguen. En el estilo moderno, participativo y orientado hacia el consenso que todos expresen las ideas; es por eso que un GDSS apoya el estilo moderno de administración.
Desventajas
- Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo. Es necesario dar cursos de introducción o capacitar a los miembros de un grupo para que utilicen la manera adecuada del GDSS.
- Resistencia al cambio de parte de los administradores por que pueden pensar que este sistema puede desplazarlos sobre todo en el caso de los “dueños del micrófono”, quienes están acostumbrados a dirigir el rumbo de toda la junta sin dar oportunidad a que todos los demás miembros participen.
- La responsabilidad al tomar una decisión, ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa el consenso del grupo. Por ejemplo, si se toma la decisión de lanzar un producto al mercado el próximo año, la responsabilidad del director de mercadotecnia se puede diluir y puede no existir un compromiso personal y definitivo de ese directivo durante el lanzamiento del producto al mercado.
- Que en el grupo no exista una cultura desarrollada del trabajo en equipo y en consejo, lo cual haga que el uso de GDSS se realice de manera forzada.
Según DeSanctis y Gallupe, los componentes de los GDSS son: Hardware, Software, Recursos Humanos y Procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar el proceso de toma de decisiones.
HARDWARE
Para trabajar con un GDSS es necesario contar con requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:
- Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada al sistema y producir una salida. Por ejemplo, como dispositivo de entrada puede usarse el teclado o el Mouse y como dispositivo de salida el monitor de una computadora.
- Un procesador para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones. Por lo general, este procesador es una computadora que se encarga de realizar esta tarea.
- Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, lo cual permite la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. Por ejemplo una red local (LAN) que conecte la computadora o servidor encargado del proceso con las demás terminales que se utilizan para permitir la entrada y salida de información.
- Una pantalla o monitores individuales para apreciar las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.
GDSS más complejos pueden tener terminales o computadoras personales para cada persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación de larga distancia y pantallas grandes.
SOFTWARE
Además del equipo necesario para operar un GDSS se requiere el software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo. Los componentes del software de un GDSS son:
- Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y permita la consulta y búsqueda de temas específicos. Por ejemplo: Si se requiere tomar una decisión sobre publicidad de un producto, debe contarse con la información sobre ventas anteriores y costos de los diferentes medios publicitarios, entre otras cosas, para tener la capacidad de tomar una decisión correcta.
- Una base de modelos, de cual se puede elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. Por ejemplo: un modelo que permita proyectar las ventas del producto si se supone diferentes mezclas de alternativas, promoción, publicidad o precio. Estos modelos pueden incluir, entre otros modelos de programación lineal, modelo de inventarios, modelos de situación y modelos de situación estadísticos.
- Programas de aplicación específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos. Estos programas son muy útiles para la toma de decisiones.
- Una interfaz flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistemas sin requerir de mucha asesoria o capacitación.Un GDSS común puede obtener base datos, pero lo más perfeccionados incluyen base datos y base de modelos, lenguajes complejos de programación e interfaces con software administrativo como hojas de cálculo, graficadores y paquetes estadísticos. De apoyo a los GDSS puede, además, tener capacidad de correo electrónico, conferencias por computadora y de audio y videoconferencias.
RECURSOS HUMANOS
Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador de GDSS y aun facilitador, quien se encarga de controlar el desarrollo de la junta. En ese punto es importante delimitar el rol del operador y del facilitador en este proceso:
El operador de GDSS es una persona que conoce el paquete, sabe como funciona y como operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.
Por su parte el facilitador conoce el potencial del paquete que se esta utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo, ya que es quien guía a los miembros del proceso que se realiza. Debe mantenerse al grupo concentrado en el objetivo de la junta y ayudar a que se logra la comunicación efectiva. Antes de realizar el proceso de toma de decisiones debe realizar una junta con el líder del grupo que tomara la decisión para definir los objetivos de la junta, las características de los miembros del grupo, los problemas que puedan presentarse y la información que se requiere. En ocasiones, el operador y el facilitador de la toma de decisiones son la misma persona.
Roles de las distintas personas que participan en las reuniones grupales
- LIDER O FACILITADOR: El líder es el facilitador del proceso, es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo. También puede ser el responsable de lograr ciertos objetivos durante las sesiones de trabajo, como planear y preparar las reuniones con anticipación, clarificar las ideas que se expondrán durante las sesiones, ya que debe ayudar a la comprensión de todas las propuestas, sugerencias, etc.
- SOLICITANTE (jefe o encargado del grupo): Ésta es la persona que solicita la reunión. Su rol es esencial para definir los objetivos de las reuniones de trabajo y seleccionar las actividades que se ejecutarán durante la sesión de toma de decisiones. Cabe mencionar que en ocasiones, el líder y el solicitante puede ser la misma persona.
- PARTICIPANTES: Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo. Su rol principal es recolectar y proveer información a la junta, para apoyar el cumplimiento del objetivo planeado para el grupo, lo cual normalmente se logra debido al conocimiento y experiencia que ellos tienen del problema planteado.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de que consta un GDSS son los que facilitan el uso eficaz y la operación de la tecnología de los sistemas por parte de los miembros del grupo. Los procedimientos pueden referirse al uso del hardware y software e incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta. En la siguiente figura puede observarse un modelo de un GDSS que incluye los componentes mencionados anteriormente:
A continuación se ilustra las diferentes fases por las que atraviesa una típica reunión de toma de decisiones grupal:
Fases por las que atraviesa una típica reunión de toma de decisiones grupal:
GENERACIÓN DE IDEAS
Este es un proceso divergente diseñado para generar una lista diversa de posibilidades para un problema en particular. Requiere de la creatividad e iniciativa de los involucrados, con el fin de obtener nuevas ideas o ideas ya existentes analizadas con otro enfoque. Un ejemplo es la lluvia de ideas.
ORGANIZACIÓN DE IDEAS
Por el contrario, éste es un proceso netamente convergente, que se lleva a cabo con el fin de depurar la in
iformación obtenida en la etapa anterior y darle algún orden lógico o definido.
EVALUACIÓN DE IDEAS
El propósito de esta etapa es determinar el grado de consenso de un conjunto de alternativas. Es común que los grupos se constituyan con el fin de discutir, analizar, argumentar y evaluar alternativas de solución; es decir, se pretende obtener consenso sobre los temas tratados por el grupo. Un ejemplo es la votación del grupo sobre un plan de negocio.
ANÁLISIS Y EXPLORACIÓN
Esta fase tiene por finalidad clarificar y desarrollar un lenguaje común con las ideas generadas por el grupo, es decir, de asegurar que todos los miembros del grupo tengan el mismo nivel de comprensión de las ideas y decisiones tomadas.
ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El manejo de los datos es muy importante para que todo proceso cooperativo sea documentado. Por ello, básicamente esta fase consiste en administrar los reportes y documentos utilizados en las sesiones grupales para uso posterior
